書類整理って？知ると奥深い世界へようこそ。
こんにちは。政策推進課の松田です。
現在、三宅町では公文書などの書類整理のプロジェクトを進めています。
しょるいせいり？
私は自分で言うのもなんですが、整理整頓は苦手です。
以前は事務机は書類で山積み、引き出しの中はグチャグチャしてました。
先に私が異動する前に、政策推進課が実験的に書類整理（以下、ファイリングシステム）を導入していたのは知っていたのですが、まさかその時は自分が担当になるとは思いもよりませんでした。
書類整理するとこうなる
詳しくはコチラ
書類整理の目的
いよいよ本題ですが、ファイリングシステム導入の目的は、大雑把に言うと以下の通りです。
書類量の削減により、机の上や収納スペースに必要以上の書類が置かれなくなるため、よりよい職場環境が整備される。
ファイル基準表を使用して書類の所在を一元化し、書類の検索スピード向上と業務に要する書類検索時間の短縮。
ファイリングシステムの全庁的な導入による事務処理の標準化と業務の属人化の薄れる体制の整備。
導入による効果
ファイリングシステムの導入により、以下のような効果が得られています。
書庫整理や執務室内整理など、書類整理を行うきっかけとなった。
書類の探しやすさや綴る手間の軽減により、使用しやすい環境が整った。
書類に対する意識が変わり、必要な書類が埋もれなくなった。
ファイル基準表を通じて業務の詳細な把握が可能となり、課全体の業務量や種類が理解しやすくなった。
一方でこんな課題も
逆に今回の導入については、こんな課題もありました。
書類の整理はわかったが、PC内のデータ整理についての取り組みが必要。
既に書類整理を行っていた職員にとっては、効果を実感しにくい。
1.はたしかに、データの管理が個人の裁量に任されていては、ファイリングシステムによって実現しようとした目的は達成されません。こちらも同時に進めていく必要があります。
2.については、正に今まで書類の管理が個人に任されていたことから得られた結論だと思います。整理が得意な人、苦にならない人にとっては、やり方が変わるだけだから、あまり意味がない、という感想を抱かれてしまいます。
逆に整理が苦手な人にとっては、方法を示すだけで改善されたり、全員が標準化された手法に従うことにより、新採の人が入ってきたときや、異動があった場合にも、書類のありかがわかりやすくなる、というメリットがあります。
こういったメリットも合わせて全体に周知し、体感してもらうことが必要なのだと思います。
また、標準化されたことで発生するデメリットは、「考えなくなる」ことだと思います。今後は、最初に述べた目的というところも落とし込んでいく必要があります。
今後の展望
昨年度に新たに５部署、今年度に９部署導入し、全庁的な導入は完了の予定です。
今後は、仕組みを維持するために意識付け、検証に長期的に取り組む予定です。
書類整理を１つのきっかけとして、職員に業務の効率化を意識してもらい、余剰の時間を作り出すことで残業時間を減らし、さらに、データの整理や改善点の洗い出しを行い、継続的な改善に取り組んでいきます。
ここからは個人の感想です。
本町に限らず、自治体職員は各自多くの業務をもち、日々追われている方が多いです。
目先の業務だけではなく、同じ業務でも数年後、数十年後を見据えることも必要になってきます。それには、余裕が必要です。
一時的にはやることは増えるかもしれないし、コストも増えるかもしれない。でも、それが長い目で見て、効率良くなったり、コスト減に繋がるのなら、取り組む価値はあると思います。
一般論として、時間や金額など数値で現れる指標だけでなく、職員の働きやすさや雰囲気など主観的な部分も良くなれば、より良いサービスが提供できるのではないでしょうか。
職員に余裕が出れば、行きたい研修に行けるようになったり、レベルアップにも繋がりますし、プライベートも充実する。切替ができるようになれば、仕事に集中し、終わったら早く帰ってプライベートを充実させる。
ここまでの良いサイクルが生まれれば、自治体も進化していけるのではと考えています。